O RGPD quando se é proprietário de uma casa arrendada

A questão do RGPD virou de cabeça para baixo, ou melhor, trouxe ordem, às questões de proteção de dados pessoais. No que diz respeito às empresas, este novo regulamento tende a torná-las mais responsáveis. Mas e o setor imobiliário? Existe uma obrigação de proteger os dados do utilizador quando se é um locador privado?

Compreender o que é o RGPD

Antes de vermos a ligação entre o RGPD e o universo imobiliário, é importante entendermos o que é isso.

O RGPD, ou regulamento geral de proteção de dados pessoais, é um regulamento europeu que tende a regular o processo de exploração de dados pessoais.

Este regulamento também visa proteger a privacidade dos utilizadores da Internet.

Concretamente, o RGPD possibilita o combate ao spam e, principalmente, contra profissionais e empresas que buscam (re)vender os dados pessoais que recolhem.

Os sites, estejam eles relacionados com o setor imobiliário ou não, devem obter o consentimento explícito dos utilizadores da Internet antes de recolherem os seus dados pessoais, ou seja, informações que possibilitem a identificação de um indivíduo físico de forma direta ou indireta.

Quais são estes dados ?

Os dados podem ser de natureza diversa:

• Um endereço físico;
• Um endereço numérico;
• Um número de telefone;
• Um número de identificação do tipo número de cidadão ou número da segurança social;
• Uma foto.

O setor imobiliário e o RGPD

O setor imobiliário está preocupado com a lei do RGPD ? Vejamos a sua implicação também nesta área:

A quem se dirige o RGPD no imobiliário ?

Concretamente, espera-se que a qualquer pessoa que tenha um histórico de dados pessoais recolhidos por meio de trocas diretas com inquilinos ao GDPR.

E se você passar por um intermediário, como pode ser o caso de uma agência, a obrigação é idêntica.

Se queremos resumir globalmente, a lei do RGPD aplica-se a:

• Agências imobiliárias;
• Promotores imobiliários;
• Plataformas de hospedagem de anúncios imobiliários;
• Proprietários que exploram um imóvel arrendado por um curto período de tempo.

O RGPD e os arrendamentos sociais

Em relação aos arrendamentos sociais, a lei do RGPD, que entrou em vigor em maio de 2018, também fortaleceu a proteção de dados pessoais e as suas obrigações.

De facto, o objetivo da habitação social é fornecer alojamento para indivíduos que beneficiam de recursos escassos.

E mesmo antes de um contrato ser materializado entre o senhorio e o futuro inquilino, o senhorio terá acesso aos dados pessoais dos inquilinos, que participam da locação da habitação.

Assim que o contrato é formalizado, o inquilino deve justificar vários elementos de natureza pessoal – composição da sua família, situação da propriedade, etc. – para mostrar boa fé. Portanto, ele deve provar que cumprirá com as suas obrigações e, portanto, manterá o direito de permanecer no alojamento.

Também é possível que o alojamento, social ou não, seja equipado com um sistema de videovigilância. Essa é, mais uma vez, uma oportunidade para o senhorio ter acesso aos dados pessoais dos seus inquilinos.

Instaurar medidas segundo a lei do RGPD

Os senhorios devem, portanto, estar vigilantes em relação à recolha, processamento e armazenamento de dados pessoais.

Devem, assim, ser instauradas medidas adequadas para garantir total confidencialidade e segurança das pessoas.

Num aspeto prático, os senhorios devem agora manter um registo das atividades de processamento de dados pessoais. É um documento que cada locador deve comunicar à CNPD no caso de uma inspeção.

Assim, é importante que esse registo seja o mais preciso possível. Para esclarecer o máximo possível esse registo, é importante responder a algumas perguntas:

• A natureza dos dados coletados: nome, apelido, morada, número de telefone, endereço de e-mail;
• A localização dos dados: num ficheiro de resumo, por exemplo;
• O objetivo final da recolha de dados: lembrete dos inquilinos, transmissão de dados ao contabilista, etc. ;
• O backup de dados: disco rígido externo? Nuvem?
• O acesso aos dados: backup, palavra-passe, etc.
• Formas de exclusão dos dados pessoais: solicitação dos inquilinos, critério de duração do backup.

Também é essencial que cada locador garanta que o processamento de dados pessoais dos inquilinos seja o mais legal possível.

Assim, esse tratamento deve basear-se num dos fundamentos do RGPD, a saber:

• Consentimento do inquilino;
• Obrigação legal;
• Execução do contrato de arrendamento;
• Missão de serviço público.

O processamento final desses dados também deve ser claramente indicado, assim como a atualização e precisão dos dados recolhidos e o seu período de retenção.

Ao mesmo tempo, os inquilinos devem poder beneficiar de um maior controlo sobre os dados que partilham: direitos de modificação de dados, direito de acesso, direitos de oposição a determinadas situações, direito de exclusão.

RGPD e arrendamento de curta duração

Como locador profissional, deve executar algumas etapas para se integrar na estrutura do RGPD.

A primeira coisa é obter o consentimento do potencial inquilino ou cliente.

Assim, os formulários na janela da sua agência ou no seu site devem indicar claramente que a recolha de dados pode acontecer e que a mesma será útil para diferentes propósitos.

Em seguida, o RGPD fornece um sistema de portabilidade de dados.

Isto significa que, se precisar de alterar o software de transação para adquirir um novo, o antigo deverá ser capaz de fornecer todas as informações contidas num formato viável.

Portanto, se fizer alterações no site da sua agência, incorpore ferramentas que visam proteger a privacidade dos utilizadores da Internet e garantir a confidencialidade.

Esse tipo de precaução geralmente é encontrado nos avisos legais.

Mesmo que não pareça um proprietário, você é uma empresa, independentemente do seu status.

Repensar os seus negócios e a sua estratégia em torno destes valores e deste novo regulamento permite-lhe cumprir a 100% a lei do RGPD.

O Rentila e os dados pessoais dos locatários

O locador pode convidar o seu inquilino para se juntar ao Rentila e dar-lhe acesso aos seus dados pessoais. O inquilino pode, portanto, aceitar este convite e criar o seu perfil.

Uma vez conectado, o inquilino fica vinculado ao locador e tem acesso à sua própria área de membro.

A conta do inquilino é prática para os senhorios, traz transparência, economiza tempo e é mais eficiente na gestão de arrendamentos.

RGPD quando se é senhorio: o que reter

• O regulamento geral sobre a proteção de dados pessoais é um regulamento europeu que tende a regular o processo de exploração de dados pessoais.
• Se for proprietário de um imóvel arrendado, já estará certamente preocupado com estes regulamentos relativos à gestão de arquivos  sobre os seus inquilinos.
• É essencial que cada locador garanta que o processamento de dados pessoais dos inquilinos seja o mais legal possível.
• Os inquilinos devem poder beneficiar de um maior controlo dos dados que partilham: devem poder modificar dados, ter direito de acesso, direitos de oposição para determinadas situações e direito de eliminação.
• Os dados pessoais recolhidos serão mantidos durante o relacionamento comercial e por um período máximo de 5 anos após o término do mesmo.